実はとっても大変な幹事さんのやる事

みなさん！結婚式二次会の幹事は誰にお願いしますか?
仲の良い友人に幹事をして欲しいと考える人は多いと思います！
ですが、想像以上に友人幹事は大変で責任重大です。
新郎新婦やゲストに楽しんでもらうために結婚式二次会の当日までの準備がすごく多く、とてつもない労力を必要とします(-“-)仕事が終わった後やお休みの日に時間を使い、打ち合わせや予算などを相談して買い出しや打ち合わせをします。新郎新婦、幹事同士の打ち合わせはスケジュールがなかなか合わないことも多いです！実際に幹事さんはこのように動いています！

事前にやること

会場探し(6カ月〜4カ月前)

会場に連絡をして詳細を確認します。
希望の日時は空いてる? 予算は? 何名から貸切ができる? 何名入れる? 音楽は流せる? 映像は流せる? ケーキ入刀やゲームなどのやりたい演出ができる? 着替える場所はある? 使える時間は?
会場の担当者さんがいないと確認が出来ないことが多く、ランチやディナーの忙しい時間帯は話せないこともあるので、話ができる曜日や時間帯を確認しておきましょう。

新郎新婦&幹事での打ち合わせ1回目(4カ月〜2カ月前)

幹事同士の顔合わせと新郎新婦の希望を聞いて大まかな二次会の流れや役割分担を決めましょう。
役割分担は、全員のスケジュールを調整する係、打ち合わせの進行係、会場と連絡を取る係、必要な備品や景品を準備する係、当日の司会進行をする係、当日の受付をする係、当日の音楽や映像を流す係、当日の写真を撮る係、当日のチェキを撮る係、当日の装飾をする係等々たくさんあります。

新郎新婦&幹事での打ち合わせ2回目(2カ月〜1カ月前)

1回目の打合せで決めた内容をもとに具体的に二次会の内容を決めましょう！
二次会の内容に合わせて、何が必要になるか話し合ってリストをつくり、誰が何を準備するのか相談しましょう。役割分担をもとに各々がどこまで準備ができているのか確認をして、新郎新婦と幹事同士で負担を補い合うとスムーズに準備ができます。

会場担当者さんと打ち合わせ(2週間〜1週間前)

会場担当者に進行表を渡して、内容の擦り合わせをします。その際に演出の内容や必要な機材を伝えて準備してもらいましょう。また、事前に擦り合わせする日時は会場担当者に確認をしましょう。

景品&備品準備(2週間〜1週間前)

2回目の打ち合わせで作ったリストを基に購入したり、借りたりして備品を準備しましょう。景品は新郎新婦の希望を聞いて購入するか、新郎新婦に準備してもらいましょう。新郎新婦に準備してもらう場合には、事前に何を用意するか確認をしましょう。
結婚式二次会で必要になりやすい景品リストはコチラ

出欠確認(2週間〜1週間前)

予約の最終期日に間に合う様に、新郎新婦には余裕を持って出席人数の確認をしましょう。

DVDや音楽等の動作確認(2週間〜1週間前)

当日に使用するCD、ipod、DVD等を会場の機材で再生できるか確認をしましょう。 当日に流れないなんてことになったら大変です。 再生が出来ない時には別の手段を考えて試さないといけないので時間に余裕があるうちに済ませておきましょう。

会場へ最終決定した人数の予約とレイアウトの報告(1週間〜3日前)

会場担当者さんに最終予約人数の報告をします。最終期日は会場によって異なるので、事前に確認をしておきましょう。着席の場合はテーブルの配置やテーブル毎の人数の報告が必要です。

名簿作成(1週間前〜前日)

受付用の名簿の作成をしましょう。受付で混雑しない様に、男女別に分けて五十音順にして作成しましょう。できればふりがながある とスムーズです。着席の場合には誰がどのテーブルに座るか、テーブルNoをふっておきましょう。

当日にやること

準備

会場が指定する準備時間内(平均30分程)に様々な準備をする必要があります。
会場内の装飾・映像＆音響＆照明機材の操作確認・受付準備（準備したお釣りの確認・名簿・配布物・ペンなど）・景品の陳列・ゲーム備品の確認・会場担当者＆幹事全員での最終打ち合わせ・司会者リハーサル

受付

受付担当は少なくとも2名、ゲスト数が多い場合は4名用意しておくと安心です。ゲストの名前を確認して会費をもらいお釣りを返すことを繰り返しているだけに感じるかもしれませんが、実は受付をしている最中は結構テンパってしまいます。複数人まとめて会費を払いたいというゲストがいますが、まとめて会費を預かるとミスが出やすくなるので、一人ずつ落ち着いて対応をしましょう。会費は幹事が管理をしますが、大金を持つのが心配な場合はロッカーに預けるなど事前に会費の管理方法は決めておきましょう。

司会進行

結婚式二次会は司会者の質によって良し悪しが決まると言っても過言ではありません。
司会者がしっかりしていないとメリハリがなくグダグダしたパーティーになってしまいます。受付が始まったら、喫煙場所・クローク・お手洗い・乾杯ドリンクなどの案内をしましょう。友人司会者の場合に内輪ネタを言う方が多いですが、内輪ネタは一部の人にしか分からずに知らない人からしたら面白くないだけでなく疎外感を与えてしまうので、内輪ネタは止めましょう。
どうしても話したい内輪ネタがあるのならば、新郎・新婦に関わりのあるネタのみで、知らない人にも分かりやすくエピソードを交えて説明をしてからにしましょう。また、会場を使用できる時間が決まっており、時間を超えた場合は延長料金が発生する場合があるので、決められた時間までに必ずパーティーを終わる様に事前にタイムテーブル表を作成して、時間通りの進行を心がけましょう。

映像操作

新郎新婦のプロフィールムービー・オープニングムービー・エンドロールなどをタイミングに合わせて再生をします。

音響・照明の操作

入場・ケーキ入刀・退場など各シーンに合わせて音楽や照明の操作をします。
事前に音量・照明の調節や操作方法など確認をして万全な状態で本番を迎えましょう！

片付け

会場の後片付けは会場スタッフが行う事がほとんどです。
幹事は装飾品やゲーム備品の片づけをして、ゲストの忘れ物がないか会場内を見回ってチェックをしましょう。

会場の清算

ゲストから預かった会費から会場の費用を精算します。ゲストの急なキャンセルなどで、会費で支払いが出来ない場合は誰が負担するのか事前にしっかりと話し合いをしましょう。

友人幹事へのお礼

結婚式二次会の幹事を快く引き受けてくれた友人にはどんなお礼をしようか？って悩まれるかと思います！基本的には会費は頂かず、お礼の品とありがとうの気持ちを伝えるのが良いですよ♡
ミーティングや打ち合わせの飲食代は割り勘ではなく新郎新婦が負担してあげましょう。
お礼の品ですが、現金では素直に受け取りづらいので司会者さんには10,000円、他の幹事さんには5,000円程のギフト券や商品券がおすすめ！気を使うことなくすんなりと受け取ってもらえます！
幹事さんは休日や仕事後の大切な時間を使って買い出しや打ち合わせをしてくれています。パーティー当日は受付や司会などの運営で忙しく友人との会話や食事など出来ない程忙しいので会費はもちろん頂かないようにしましょう(*^^)
幹事へのお礼に決め事は無く、お礼を渡さない新郎新婦もいますが、幹事を引き受けてくれた感謝を込めてなにかしらのお礼は必ずしましょう♡

備品リスト

受付グッズ

• 名簿
• ペン
• 電卓
• 簡易金庫
• 集めた会費を入れる袋
• 受付を済ませた証になるもの(タグ・リボン・コイン・スタンプなど)
• お釣り

ゲームグッズ

• ビンゴマシーン
• ビンゴカード
• 景品リスト表
• 抽選BOX
• クジ
• 文房具（テープやハサミ等）

チェキグッズ

• チェキ本体
• チェキのフィルム
• メッセージ用のペン(油性)
• チェキ用のアルバム
• チェキ本体1台につき乾電池2本
• チェキを貼るためのコルクボード等

その他

• プチギフト用のカゴ
• ウェルカムボード用のイーゼル
• 音楽用のCDまたはipod
• 映像用のDVDまたはBRD

景品リスト

食材系

• お肉(松阪牛、イベリコ豚など)
• カニ
• ふぐ
• ラーメン食べ比べセット
• スイーツ
• 新郎新婦の出身地の食材(お米、お酒など)

チケット系

• テーマパークペアチケット
• クルージングチケット
• 旅行券
• ビール券
• Amazonギフト券
• ギフトカード(VISA・JCB・イオン等)
• Quoカード
• ハーゲンダッツギフト券
• スターバックスカード
• マックカード
• Google Playギフトカード
• itunesカード
• ジェフグルメカード
• スパ・エステチケット

電化製品系

• お掃除ロボット
• ダイソン掃除機
• BRUNOホットプレート
• 衣類スチーマー
• 炭酸水メーカー
• ヨーグルトメーカー
• 体組織系
• タコ焼き器
• 布団クリーナー
• ネスカフェ バリスタ
• 加湿空気清浄機
• バルミューダ トースター
• スマートスピーカー
• Fire TV Stick
• アロマディフューザー
• 電動歯ブラシ

バラエティ系

• 金塊ヌードル
• 小判型バスボム
• 宝くじ
• 高級黒毛和牛タオル
• 特大うまい棒
• チューしたくなる飴
• カレー味ラムネ
• 100万ドルのお米
• 動物フェイスパック
• きのこ栽培セット
• ウコンの力
• 新郎新婦宅宿泊券
• 新郎新婦宅ディナー券
• オモシロクナール
• ギガタコ焼き器
• メタボ腹ジョッキ
• おもしろエプロン マッチョ&セクシー
• トイレッスンペーパー
• 芸人自由帳(アントニー学習帳など)
• NON STYLE井上裕介の青い甘口カレー
• ゆりやんレトリィバァ ちょーしのっちゃってチーズカレー